Toplantı Salonları için Rezervasyon Nasıl Artırılır?

Çoğu otel yöneticisinin parmağının ucunda çoğu zaman yeterince iyi kullanamadıkları veya anlayamadıkları bir hazır gelir kaynağı vardır: 40 veya daha az kişinin kullandığı toplantı odaları.

Özellikle değişmekte olan işgücünün etkisiyle son yıllarda toplantı salonlarına duyulan ihtiyaç büyük bir artış gösterdi. Güncel bir IDC raporuna göre ABD’deki mobil çalışan sayısı 90 milyonun üzerinde ve hızla artıyor. 2020’de ise toplam ABD işgücünün %70’ine ulaşması bekleniyor.

Sektörün önemli firmalarından Cvent, tüm toplantı ve etkinlik çeşitlerinin küresel pazarının yıllık 565 milyar dolar değerinde olduğunu tahmin ediyor. Azami 40 kişilik bu toplantı odalarında elde edilen kazanç ise bu tutarın 50-60 milyar dolarlık bir kısmını oluşturuyor.

Toplantı salonlarından kazanç sağlamak otellerin kaybetmeyi göze alamayacağı bir fırsat. Bunun için:

Rezervasyon kolay olmalı

Yüksek talebe karşın raporlar bir otelde toplantı odası kiralamanın her zaman kolay olmadığını söylüyor. Örneğin ABD’de toplantı salonları için rezervasyonlar elden yapılıyor böylece pazarlıklar ve iyi yapılmamış sözleşmelerden ötürü kullanışsız bir yer ayırtma sistemi ortaya çıkıyor. Birçok müşteri tamamlanması 3-4 günü bulan, yavaş işleyen bu süreçten oldukça rahatsız.
Bir toplantı acentesi müşterilerinin %46’sının otellerle bu konuda iletişime geçtiklerinde ya geç cevap aldıklarını yada hiç bir cevap alamadıklarını belirtiyor. Birçok otel için gecelik oda rezervasyonları çok daha karlı ve bu yüzden öncelik sahibi.
İngiltere’de yapılan bir araştırma yaklaşık olarak 10.000 orta boyutlu toplantı salonunun bulunduğunu gösteriyor. Rapora göre bu mekanların sadece %30’u herhangi bir zamanda kullanımda olduğu için potansiyel bir kazanç kaynağı kaybedilmiş oluyor.

Teknolojiyi kullanmak önemli

Toplantı salonlarına olan talebin artması, rakip firmaların sayısında artışa sebep oldu. Piyasaya yeni dahil olan firmalar teknolojiyle uyum sağladı ve rezervasyonları kolaylaştırmak için yeni uygulamalar üretti.

Rezervasyon için internette ava çıkmak ve telefonda saatlerce beklemek yerine, toplantı salonu arayışında olan şirketler bu uygulamaları kullanabilir. Uygulamalar zaman aralığına göre arama yapabildiği gibi sunulan hizmetleri ve ücretleri de kıyaslayabiliyor. Daha iyi uygulamalar ayrıca yer ve tesisler hakkında bilgi vererek şirketin arayışını hızla çözmenin yanında daha verimli hale de getiriyor.

Rezervasyon saniyeler içinde halledilecek basit bir işlem. Gittikçe gelişen piyasada rekabet edebilmek içinse şirketlerin bu konudaki yeni stratejileri uygulayabilmesi gerek.

Bırakın uygulamalar çalışsın

Güzel haber şu ki; artık özellikle oteller için tasarlanmış uygulamalar mevcut. Şirketlerin ihtiyaç duyduğu bilgiyi sağlamanın yanı sıra bu uygulamalar online ödeme gibi yararlar da sağlıyor.

Sadece satış gücüne veya internet sitesine dayanan oteller için sık kullanılmayan bir toplantı salonundan kısa sürede gelir elde etmek pek de kolay değildir. Bu uygulamalar, toplantı salonlarının kullanılmadığı zaman dilimlerini kolayca görüntüleyip potansiyel müşterilerin otelin müdahalesi olmadan odayı kiralamasını sağlıyor.

Bir mobil ve online rezervasyon platformu olan Bizly uygulaması, otellerin bu teknolojiden nasıl kazanç sağlayacağının harika bir örneği. Konaklama sektörüyle yakından ilgilenen Bizly‘nin mobil uygulaması şirketlerin kendilerine uygun mekanları seçip müsait olup olmadığını saniyeler içinde kontrol etmesi için tasarlanmış.

Uygulama, yeme içme konusunda ve diğer hizmetler hakkında da bilgi sağlıyor. Özellikleri arasında Uber uygulamasıyla bağlantı ve katılımcıları davet etmek için otomatikleştirilmiş bir takvim yer alıyor.

Değişiklik zamanı mı?

Bir otel yıllardır toplantı ve etkinlik salonları kiralıyor olsa bile, şu an sahip olduğu alanı ve bunu nasıl kullandığını gözden geçirmek için uygun bir zaman. Oteller bu konudaki ilkelerini revize ederek, pazarda gerçekleşmekte olan bu sessiz devrimden ve artan talepten avantaj sağlayabilir.

Azami 50 kişinin gerçekleştireceği toplantılar için uygun salonlar sunmak, oteller açısından muhteşem bir potansiyel gelir kaynağı ve bu konudaki talep gün geçtikçe artıyor. Oteller yüksek kaliteli mekan arayışındaki şirketlere hitap eden salonlar sunarak, yeni müşteriler çekebilir.

Bizly benzeri şirketler gerekli uygulamaları piyasaya sunup hedeflenen kitleye satış yapıyor. Bu alanda başarının sırrı ise, doğru teknoloji ortağıyla çalışmanın getirdiği görünürlük. Havada değişiklik kokusu var, ve bu değişiklik aynı zamanda yöneticilere önemli bir fırsat sağlıyor!

Expedia, Meeting Market’i Yeniden Ortaya Çıkarıyor

Expedia’nın beklenen ilgiyi görmeyen sitesi Meeting Market halihazırda merkezi olan Almanya’nın sınırlarını aşmak ve MICE sektörü için global çapta olmasa da tüm Avrupa çapında faaliyet gösteren bir portal olma beklentisini taşıyor.

Site, Expedia’yı, şirketin varolan otel işletmeleri ile açık örtüşmeler söz konusu olsa da, yeni ve yüksek bir konuma getirecek. Meeting Market, sıra toplantı salonları ve etkinlik alanı, ekipman, yiyecek içecek rezervasyonlarına geldiğinde hala var olan, pek çok ve çeşitli “verimsiz ve kişisel olarak yapılması gereken” işlemleri otomatik hale getirmeyi amaçlıyor.

meetingmarket

Daha da önemlisi, site aynı anda 50 otel odasına kadar toplu rezervasyon imkanı sunabiliyor ve bunu yapabilen tek platform olduğunu ileri sürüyor.

Site, Expedia Orta Avrupa’nın şefi Andreas Nau’nun buluşu ve Alman pazarına geçtiğimiz Temmuz ayında sessiz sedasız giriş yaptı. Nau’nun sözlerine göre; “Fikir, Dara [Khosrowshahi, Expedia Inc.’nin CEO’su]’ya ve kıdemli ürün geliştirme birimine sunuldu ve testler ile yatırımlar için ilerleme onayını aldık. Yani, temelde yeni bir girişimi hayata geçirmek için Expedia’nın varolan uzmanlığından fazlasıyla yararlanmaktayız”.

Fırsatın boyutları hayli ilgi uyandırıcı – Nau, halihazırda otomatik olarak yapılmayan toplantı salonu rezervasyonlarının yaklaşık %70’inin standartlaştırılabileceği inancında olduğunu belirtiyor. Pazar parçalara ayrılmış durumda ve işlemleri otomatik hale getirmek için teknolojinin kullanımı, Expedia’nın aşina olduğu bir alan.

Yeni bir girişim olarak Meeting Market, başlangıç aşamasında arz ve talebe odaklanmış bulunuyor. Halihazırda, piyasada toplantı salonları için bir talep bulunuyor ve bu talep, kendi toplantılarını düzenleyen Alman KOBİ’lerinden ya da KOBİ’lerle çalışan uzman etkinlik organizatörlerinden geliyor. Bazı seyahat yönetim firmaları, tekliflerinin bir parçası olarak müşterilerine MICE opsiyonunu da sunmaktadırlar.

Arz tarafı ise daha dinamik olmakla birlikte Meeting Market’in envantere erişim sağlayabilmesi ve ardından envanterin site üzerinden dağıtımı ile bağlantılı bir konumda bulunuyor. Site, sunacağı arzı birkaç yol üzerinden yapılandırıyor –  Almanya’da bulunan yerel pazar yöneticileri otel müşterileri ile görüşmeler yapmayı ve mülk yönetimleri toplantı salonlarının rezerve edilmesine ve ödemelerinin yapılmasına olanak sağlamakla kalmayıp, ayrıca otel odaları için toplu rezervasyona da imkan tanıyan işletmeleri bulmak için araştırmalarını sürdürüyorlar.

Nau, otellerin, bünyelerindeki toplantı salonları için rezervasyonları online mecralara taşımalarını sağlayabilmek adına Avrupa’da pek çok angaryayı yerine getiren yeni firmaların olduğunun bilgisini verdi. Geçtiğimiz hafta, Meeting Market, 10’dan fazla ülkede, 32,000’in üzerinde toplantı salonuna ve konferans alanına erişimi olan, çok dilli bir online platform olan Book2Meet ile ortaklıklarını açıkladı.

Book2Meet’in envanteri Meeting Market’e entegre edilecek ve Nau, gelecek ay ITB Berlin’de diğer başka büyük ortaklıkların duyurulacağını söyledi. Nau ayrıca Meeting Market’in, ortaklıklar aracılığıyla gelecek olan toplantı salonları arzını otel odaları ile birlikte paket olarak sunma imkanını kazanacağını sözlerine ekledi.

Temmuz ayındaki açılışından bu yana, Meeting Market büyümeyi sürdürüyor ve şimdilerde 12 Alman şehrinde otel odaları sunabilecek noktaya gelmiş bulunuyor. Nau, genişleme beklentisi içinde ve Birleşik Krallık’ın listede yer alan bir sonraki ülke olduğunu söylüyor. Dahası, Nau, platformun global çapta ölçeklenebilir olacağı inancını taşıyor.

Nau, ayrıca Meeting Market platformunun, tatil grupları için rezervasyon yapılabilecek  bir platforma dönüşebilme seçeneğinin olduğu düşüncesini taşıyor.

“Şu anda, çoğu online seyahat acentesi tek seferde sekiz odaya kadar rezervasyon olanağı sağlayabildiği için tatil pazarında bir boşluk var ve biz, daha büyük tatil gruplarının rezervasyonlarını yapabilmeyi isteyen oteller ile çalışıp çalışamayacağımız düşüncesi üzerinde duruyoruz.”

 

tr_TRTürkçe
en_USEnglish tr_TRTürkçe