Yeni araştırmaya göre, daha küçük veya “basit” iş toplantılarının büyük çoğunluğu, kurumsal rezervasyon araçlarıyla değil, doğrudan mekanlarla rezerve ediliyor.

Küresel İş Seyahatleri Birliği (GBTA) ve otel rezervasyon uzmanı HRS tarafından yürütülen küresel bir çalışma neticesinde; basit toplantılar organize edenlerin çoğunluğu doğrudan otel veya mekanı arayarak (% 67) veya mekanın web sitesi (% 28) aracılığıyla rezervasyon yaptığını ortaya koydu.

Katılımcıların sadece % 19’u bir toplantı ve etkinlik çevrimiçi platformu üzerinden rezervasyon yaptırırken, % 20’si organizasyonları veya seyahat yönetimi şirketi (TMC) tarafından sunulan bir çevrimiçi rezervasyon aracını, % 23’ü de bir yer hizmetleri hizmeti kullanmıştır. Doğrudan bir online seyahat acentesi üzerinden rezervasyon yaptırmak ise % 9’da  kalmıştır.

Elsehere, araştırmaya katılanların% 44’ünün “yönetilen” bir kurumsal kanal veya mekan araması yapmak için bir araç kullanmadığını ve bu katılımcıların % 77’sinin yalnızca otel kanallarına ve otellere alışveriş yapmak için tüketici kanallarına güvenmediğini gördü.

Genel olarak, organizasyonların çoğunluğu (% 52) herhangi bir yönetilen kurumsal kanalın dışında rezervasyon yaptı.

GBTA‘da araştırma direktörü Jessica Collison şunları söyledi: “Basit toplantılar, şirketler içinde önemli harcamalar yaratıyor – ancak bunlar çok zayıf bir şekilde yönetiliyor, potansiyel olarak düşük maliyetli şirketler, toplantı memnuniyeti ve hizmet-içi uyumluluk söz konusu.”

Basit toplantılar genellikle bir toplantı odası ve temel ses / görüntü olanakları gerektiren 10 ila 50 katılımcı arasında barındıran ve bazen de katılımcıların konaklaması için rezervasyon yapılmasını gerektirebilecek şekilde tanımlanır.

GBTA ve Meeting Professionals International (MPI) üyeleri arasında yürütülen çalışma, tüm küresel toplantıların% 50’sinin bu tanıma uygun olduğunu ortaya koymuştur – bu, tüm iş toplantılarının% 58’ini oluşturduğu Avrupa’da daha da yüksektir.

Örgütlerin yarısından fazlası (% 52) ayrıca, mekânları düzenlemek için elektronik ihale teknolojisini (e-RFP olarak bilinir) dağıtmaz ve bu tür bir süreci kullanmaya başlama planları yoktur.

Farklı türdeki katılımcıların davranışları arasında büyük farklılıklar vardı – toplantı profesyonellerinin% 54’ü tüm basit harcamaları izliyordu, ancak aynı şekilde seyahat yöneticilerinin sadece% 18’i aynı şeyi yapıyordu.

HRS için toplantı ve grup başkan yardımcısı Abbie Michaelson şunları ekledi:

“Alışveriş, rezervasyon ve mekan karşılaştırması için işlem dışı ölçümler, diğer kurumsal ihale alanlarında alarm zillerini kapattı.

“Bu bulgularla, sorumluların artık bu kategoride ölçülebilir değişiklikler uygulamak için mühimmatı var.”