Yeni araştırmaya göre, daha küçük veya “basit” iş toplantılarının büyük çoğunluğu, kurumsal rezervasyon araçlarıyla değil, doğrudan mekanlarla rezerve ediliyor.

Küresel İş Seyahatleri Birliği (GBTA) ve otel rezervasyon uzmanı HRS tarafından yürütülen küresel bir çalışma neticesinde; basit toplantılar organize edenlerin çoğunluğu doğrudan otel veya mekanı arayarak (% 67) veya mekanın web sitesi (% 28) aracılığıyla rezervasyon yaptığını ortaya koydu.

Katılımcıların sadece % 19’u bir toplantı ve etkinlik çevrimiçi platformu üzerinden rezervasyon yaptırırken, % 20’si organizasyonları veya seyahat yönetimi şirketi (TMC) tarafından sunulan bir çevrimiçi rezervasyon aracını, % 23’ü de bir yer hizmetleri hizmeti kullanmıştır. Doğrudan bir online seyahat acentesi üzerinden rezervasyon yaptırmak ise % 9’da  kalmıştır.

Elsehere, araştırmaya katılanların% 44’ünün “yönetilen” bir kurumsal kanal veya mekan araması yapmak için bir araç kullanmadığını ve bu katılımcıların % 77’sinin yalnızca otel kanallarına ve otellere alışveriş yapmak için tüketici kanallarına güvenmediğini gördü.

Genel olarak, organizasyonların çoğunluğu (% 52) herhangi bir yönetilen kurumsal kanalın dışında rezervasyon yaptı.

GBTA‘da araştırma direktörü Jessica Collison şunları söyledi: “Basit toplantılar, şirketler içinde önemli harcamalar yaratıyor – ancak bunlar çok zayıf bir şekilde yönetiliyor, potansiyel olarak düşük maliyetli şirketler, toplantı memnuniyeti ve hizmet-içi uyumluluk söz konusu.”

Basit toplantılar genellikle bir toplantı odası ve temel ses / görüntü olanakları gerektiren 10 ila 50 katılımcı arasında barındıran ve bazen de katılımcıların konaklaması için rezervasyon yapılmasını gerektirebilecek şekilde tanımlanır.

GBTA ve Meeting Professionals International (MPI) üyeleri arasında yürütülen çalışma, tüm küresel toplantıların% 50’sinin bu tanıma uygun olduğunu ortaya koymuştur – bu, tüm iş toplantılarının% 58’ini oluşturduğu Avrupa’da daha da yüksektir.

Örgütlerin yarısından fazlası (% 52) ayrıca, mekânları düzenlemek için elektronik ihale teknolojisini (e-RFP olarak bilinir) dağıtmaz ve bu tür bir süreci kullanmaya başlama planları yoktur.

Farklı türdeki katılımcıların davranışları arasında büyük farklılıklar vardı – toplantı profesyonellerinin% 54’ü tüm basit harcamaları izliyordu, ancak aynı şekilde seyahat yöneticilerinin sadece% 18’i aynı şeyi yapıyordu.

HRS için toplantı ve grup başkan yardımcısı Abbie Michaelson şunları ekledi:

“Alışveriş, rezervasyon ve mekan karşılaştırması için işlem dışı ölçümler, diğer kurumsal ihale alanlarında alarm zillerini kapattı.

“Bu bulgularla, sorumluların artık bu kategoride ölçülebilir değişiklikler uygulamak için mühimmatı var.”

Yalnızca küçük bir oranda şirket (%2) global dağıtım kanallarında (GDS) görünen ücretin, üzerinde anlaşılan ücret olduğundan emin olmak için haftalık hesap denetimi yapıyor. Şirketlerin %7’si ise bu denetimleri aylık periyotlarda yürütüyor. Şirketlerin %22’si her iki ayda bir denetimde bulunurken, %31’i bunu senede bir defa gerçekleştiriyor. Denetimi fiyatlar kaydedildiğinde yapan şirketlerin oranı ise %33.

Küresel İş Seyahatleri Birliği‘nin araştırma sorumlusu Kate Vasiloff, araştırmaya katılan işletmecilerin %27’sinin, yapılan hataların kendi programları üzerinde önemli etkileri olacağına inanmadıkları için fiyatlandırma denetimine ihtiyaç duymadığını belirtti.

Ancak yapılan araştırmaya göre, yapılan hatalar ortaya çıktıkça müzakere edilen fiyat ile GDS’ye yüklenen fiyat arasındaki ortalama fark %13 oranında.

Vasiloff’a göre bu hatalar çoğunlukla otellerin işine geliyor.

Şunu da belirtelim ki bu hatalar çok nadir yapılmıyor. Dünyanın en büyük otel envanteri sağlayıcılarından HRS Grup, yapılan araştırmanın sponsorluğunu yürüten şirketlerden biriydi ve 23.000 otel fiyat analizine katkıda bulundu.

Sonuçlara göre, incelenen fiyatların %25’i yanlış veya sunulan hizmet detaylarını tam olarak belirtmiyordu.

Sağlanacak kolaylıklar, üzerinde anlaşılan ücretin sağladığı getiriyi tüketebiliyor. İncelenen fiyatların %16’sında, fiyata dahil olması gereken kahvaltı ya dahil değildi yada olması gerektiğinden daha yüksek fiyatlandırılmıştı.

Çoğu otelde kahvaltı fiyatının 10 ile 20 dolar arasında olduğu düşünülürse, yapılan ekstra harcamaların boyutu ortaya çıkıyor. Kahvaltı konusu böylelikle yanlış idare edilen hizmetler konusunda ücretsiz Wi-Fi ile yer değiştiriyor.

HRS Grubun Kuzey ve Güney Amerika’dan sorumlu yetkilisi Jeff Hillenmayer, fiyatlandırma doğruluğunun geçtiğimiz yıllarda özellikle geniş otel zincirlerinde ilerleme kaydettiğini belirtti.Söz konusu otel zincirleri fiyat denetimi hizmetlerini kullanmaya da eğilimli.

Hillenmayer, fiyatlandırma kaydının maalesef genellikle geçici personeller veya stajyerler tarafından yapıldığını da ekledi.
“4 ya da 5 aylık bir teklif talebi döneminden sonra işletmeciler seyahat yönetim şirketlerinden fiyatların doğruluğunu kontrol etmesini istiyorlar. Hatta daha inanılmaz olanı şu ki; bunun yerine gezginlerin yanlış fiyatlandırmaları rapor etmesini istiyorlar.”

Ne kadar bütçe dostu olursa olsun bir gezgin doğru fiyatlandırma ölçüsünü veya ücrete dahil olan hizmetleri bilmeyecektir.
Hillenmayer, fiyatlandırma sorununu çözmenin bile bir güçlük olduğunu söylüyor. “Oteli arıyoruz ve onlar da bunu düzeltmek için ne yapmaları gerektiğini bilmiyor.”

Hillenmayer‘a göre problemin ne kadar büyük olduğu konusunda büyük bir farkındalık problemi bulunuyor. Hillenmayer açıklamasını şöyle sonlandırdı: “Bu, henüz gerekli dikkati çekemeyen bir kara delik.”

Global Business Travel Association (Küresel İş Seyahatleri Birliği) tarafından yapılan ve her iki tarafın anket sonuçlarını baz alan bir çalışmada, seyahat yöneticileri,  gelecek beş yıl içerisinde yolcu deneyimini daha iyi bir duruma getirmenin öncelikleri arasında olduğunu; iş seyahati yapan yolcular ise, yolculuklarını daha elverişli hale getirmenin en önemli kaygıları olduğunu dile getirmiş.

Seyahat yöneticilerinin, yolcular ile aynı noktada buluşması, firmanın çıkarları için maliyet kontrolünü daha ön planda tutmalarından dolayı şaşırtıcı olsa da, günümüzde çoğu firma seyahat programlarından kar etmede başarılı olmuş durumda. Bunun bir sonucu olarak, kurumsal seyahat yönetimi değişerek gelişmeye devam ediyor. Firmalar, yolcularını nasıl daha mutlu edebileceklerine odaklanabiliyor.

Ankete göre seyahat yöneticileri halen maliyet kontrolü konusunda endişeli. Katılımcıların yarısından çoğu, daha çok maliyet tasarrufu yapabilmek için,  dış kaynaklı seyahat şirketlerinin yardımcı olmasını istediklerini dile getirmiş.

Seyahat yöneticileri tüm verilere sahip olsalar da, firmalarına para kazandırdıklarını gösterebilmek için bu veriyi işleyebilecek uzman yardımına ihtiyaç duyuyorlar. Dış kaynaklı seyahat firmalarından destek istemeleri bu noktada ortaya çıkıyor.

İş için seyahat eden yolcular genel olarak seyahat deneyimleri ile ilgili noktalara değinmiş. En çok talep uçuş saati, otel lokasyonu ve aktarma sayısı ile ilgili olarak, seyahat deneyiminin daha elverişli hale getirilmesi üzerine olmuş. Buna ek olarak yolcular, plan değişikliklerini daha kısa sürede daha kolay yapabilmeyi ve rezervasyon sürecinin iyileştirilmesini istediklerini dile getirmişler.

Seyahat firmaları, iş seyahatleri zincirinde önemli bir rol oynamakta. Bu çalışma da, seyahat firmalarını, hem kurumsal seyahat yöneticilerinin, hem de iş seyahati yapan yolcuların perspektifinden değerlendirebilmek ve hangi alanlarda gelişebileceklerini ortaya çıkarmak için yapılmış bulunmakta.

Geçen yıl yayınlanan çalışma, Küresel İş Seyahatleri Birliği’nin bu anlamda yaptığı ilk çalışmadır.

Kapak Görseli: Nicholas Kontis